Иллюзия многозадачности

Если в привлекательной вакансии от кандидата требуется многозадачность, то это говорит о том, что работодателю нужен активный, быстрый и сообразительный исполнитель для разноплановых проектов. Однако не стоит понимать термин «многозадачность» слишком буквально.

Проведите небольшой эксперимент, в ходе которого просто попытайтесь одновременно говорить по телефону и писать деловое письмо клиенту. Скорее всего, количество ошибок в письме превысит критический уровень, а в разговоре вы все время будете отвлекаться. Да и времени на оба дела в итоге вы затратите больше обычного. Это не считая последующих исправлений в письме.

Человеческий мозг эволюционно не запрограммирован на выполнение нескольких операций одновременно, какими бы простыми они ни казались. Так что если от вас в процессе работы требуется многозадачность, знайте, что, скорее всего, в виду имеется ваша способность быстро переключаться с одного задания на другое. Понимание многозадачности, как таланта к одновременному выполнению нескольких дел, – не более чем иллюзия.

Последовательное переключение

Для сотрудника, который желает развить в себе пресловутую многозадачность, гораздо важнее научиться быстро переключаться между различными задачами, используя при этом некоторые «хитрости»:

• Максимально отключите сигналы о входящих сообщениях. Если вам предстоит насыщенный рабочий день, то стоит подумать о том, как минимизировать поток внешних раздражителей. Постоянно мигающая иконка о входящем сообщении или непрерывные смс-сигналы с мобильного телефона – серьезные отвлекающие факторы. Согласитесь, сложно сосредоточенно работать и одновременно бороться с соблазном проверить, кто же поставил «лайк» на ваше фото.

• Правило одной минуты. Поток дел может быть бесконечным, а промежутки между ними могут попросту отсутствовать. Однако с точки зрения физиологии это недопустимо – нашей нервной системе необходимо определенное время, чтоб переключиться с одного задания на другое. Если позволяет время, то между большими объемами работы устраивайте пятиминутные перерывы. Но даже в самом насыщенном графике всегда найдется возможность сделать минутный промежуток между разными заданиями.

• Ведите учет невыполненным делам. В круговороте множества дел легко забыть о том, что было начато и не завершено. Если вы выполнили часть дела и планируете вернуться к нему в течение дня, непременно сделайте пометку в своем ежедневнике. Не стоит полагаться только на память и хранить в голове то, что можно доверить листку бумаги.

• Умейте ссылаться на свою занятость. На первый взгляд, этот ценный навык не имеет прямого отношения к умению быстро переключаться между разными делами. Однако вы тоже не можете отрываться от своих дел, как только кто-то из ваших коллег обратится к вам с очередным «срочным» поручением. Если отказаться вы не имеете права, то научитесь вежливо аргументировать вашу занятость в настоящий момент. Фразы типа «через 15 минут я смогу выполнить эту работу» вполне приемлема – вы не отказываете, но называете конкретный срок, в течение которого вас лучше не беспокоить.

• Группируйте сходные задания в блоки. Письма, звонки, встречи, онлайн-совещания и работа с документами – за один рабочий день порой приходится разрываться между самыми разными видами деятельности. Попробуйте сгруппировать в отдельные блоки похожие задачи, и вам придется тратить гораздо меньше времени и энергии на то, чтоб войти в режим своей обычной продуктивности. Между блоками устраивайте перерывы, чтоб переключиться на другой род деятельности.

• Тренируйте навык последовательности. Начать писать деловое письмо, прерваться на пару звонков, машинально заглянуть в годовой отчет и отправиться на встречу, так и оставив письмо незаконченным – не самый верный ход действий. Последовательность все-таки лучше, ведь тогда вам не придется к концу дня мучительно вспоминать, что именно вы хотели написать в письме. Если в течение 21 дня вам удастся продержаться в режиме «последовательности», можете считать себя победителем в бою с многозадачностью.

Многозадачность как умение одновременно справляться с разными делами – не более чем иллюзия, грозящая резким падением продуктивности и одновременным ростом количества ошибок. Гораздо полезнее выработать навык последовательного переключения между делами, постепенно наращивая скорость перехода от одной задачи к другой.